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Fiche 1 : STRUCTURE D’UN SERVICE D’ANATOMO-CYTO-PATHOLOGIE

La structure d’un tel laboratoire doit être adaptée aux études macroscopiques de pièces opératoires et aux examens cytologiques et histologiques, conventionnels après inclusion en paraffine, extemporanés sur tissu frais, ou particuliers notamment immunologiques. De plus ce laboratoire devra comporter la structure nécessaire à une activité autopsique.

ORGANISATION GENERALE

Le personnel est constitué par l’ensemble des personnes exerçant réellement une fonction au sein du laboratoire.

Le chef de service responsable de la structure doit :
-  S’assurer que chaque personne a une qualification conforme aux tâches qui lui sont demandées et se tient au courant de l’évolution de l’Anatomo-Cyto-Pathologie (ACP) (congrès, séminaires, conférences, EPU etc.
-  Assurer la formation continue de ses techniciens.
-  Mettre à la disposition de chacun les procédures, modes opératoires et recommandations de bonnes pratiques.
-  S’assurer que les conditions d’hygiène et la sécurité sont respectées et qu’il n’y a pas mise en péril de la santé des personnes ni pollution de l’environnement. L’incendie est un péril permanent.
-  S’assurer que l’interdiction de fumer, boire et manger dans les locaux techniques est respectée.

Tous sont soumis au secret médical.

Les locaux

-  Le chef de service responsable doit disposer pour son exercice professionnel d’une installation convenable et de locaux adéquats.
-  Ceux-ci doivent être conformes aux réglementations en vigueur et être conçus pour permettre le stockage de produits toxiques et/ou inflammables (appareils extincteurs avec couverture enveloppante, douches accessibles sur simple presse-bouton, rince ?il, trousse de première urgence ?).
-  Les locaux et moyens techniques utilisés doivent être en rapport avec le volume et la nature des actes pratiqués.
-  Des hottes aspirantes doivent être placées dans les zones où ont lieu les dissections des pièces opératoires et les manipulations des divers liquides utilisés, afin d’éviter l’inhalation de vapeurs nocives (fixateurs, toluène, xylène ?).
-  Dans les pays chauds (et généralement humides) une climatisation des locaux est impérative, qui évite, entre autre, que la paraffine ne fonde. Cette climatisation est souhaitée pour les périodes estivales des pays tempérés ...

Les moyens techniques

  • Matériels et réactifs

La structure d’ACP doit disposer de moyens techniques, en particulier d’appareils nécessaires aux diagnostics pratiqués.
-  Une liste de ces appareils et instruments doit être dressée.
-  Les appareils doivent être périodiquement et efficacement inspectés, nettoyés, entretenus et vérifiés selon des procédures et des modes opératoires propres à chaque appareil. Les dates de ces vérifications et entretiens, ainsi que celles des visites du personnel de maintenance de chaque type d’appareil, doivent être colligées sur un registre.
-  Les notices d’utilisation de chaque appareil doivent être mises en évidence à la disposition du personnel et respectées.
-  Les consommables utiles au fonctionnement de chaque appareil doivent être conformes.
-  Les réactifs préparés ou reconstitués doivent porter la date de leur préparation ou de leur reconstitution et celle de leur péremption. Les réactifs commercialisés doivent, de plus, porter la date d’arrivée au laboratoire. Les conditions de stockage doivent être respectées.
-  Les réactifs périmés doivent être jetés.
-  Les réactifs présentant un caractère potentiellement toxique et/ou contaminant ou inflammables doivent être stockés dans des conditions particulières. Le personnel doit connaître ces particularités ainsi que les mesures à prendre en cas d’accident. Une fiche de toxicité doit être disponible à tout moment.
-  Les manipulations des pièces et des produits chimiques doivent se faire, si possible, avec des gants.

  • Documentation

Le personnel doit pouvoir accéder à tout moment à la documentation utile à la pratique de son art.

L’élimination des déchets

L’élimination des déchets doit être conforme à la législation en vigueur et conduite de façon à ne pas compromettre la santé du personnel du laboratoire ni celui du service de la collecte des déchets, et à ne pas polluer l’environnement. Les déchets sont séparés en :

-  Déchets à risques , eux mêmes composés de 3 groupes, déchets potentiellement infectieux, déchets anatomiques et déchets piquants ou coupants ; produits toxiques ou chimiques et produits radioactifs. Pour chaque groupe, une filière d’élimination doit être mise en place avec modalités de stockage, de transport et de traitement spécifiques. Un contrat entre la structure d’ACP et une société prestataire de service est établi en ce sens.

-  Les déchets assimilables aux ordures ménagères sont stockés et éliminés par le circuit des ordures ménagères après accord avec les collectivités locales

-  Les documents confidentiels à éliminer doivent faire l’objet d’une procédure garantissant l’anonymat.

FONCTIONNEMENT

Transmission :

-  Pour chaque prélèvement, il faut consigner, afin d’éviter toute altération du diagnostic :

    • les modalités de transmission, en particulier les conditions de fixation selon le type de prélèvement et,
    • le mode d’acheminement.

-  Idéalement tout prélèvement de tissu ou de cellules doit être adressé pour analyse ACP. Les prothèses, les matériaux implantables, les corps étrangers ne font généralement pas partie de ces analyses .

-  Tout prélèvement adressé dans une structure d’ACP doit être correctement identifié et accompagné d’un formulaire dûment rempli. (cf plus loin).

-  L’acheminement doit se faire dans les plus brefs délais s’il doit y avoir un traitement urgent, soit frais, soit congelé, soit mis dans un liquide de culture, soit dans un fixateur.

-  Une entente préalable sous forme de procédure entre clinicien et pathologiste doit avoir lieu, surtout pour les examens urgents arrivant au laboratoire en dehors des horaires d’ouverture de celui-ci. Ces procédures écrites doivent être distribuées à l’ensemble du personnel. Ce sont les cliniciens qui sont responsables de la qualité du prélèvement adressé.

-  S’il doit y avoir examen extemporané, le prélèvement doit être adressé, rapidement, « frais ».

-  En dehors des prélèvements nécessitant un traitement d’urgence, la mise en fixateur peut être faite dès la salle d’opération, en accord avec le laboratoire receveur et en suivant les procédures écrites préalablement. Tout prélèvement arrivant fixé de façon défectueuse doit être mentionné comme tel.

Identification des prélèvements :

  • Tout prélèvement doit être correctement identifié avec :

-  les nom, prénom, sexe et date de naissance du patient,
-  son adresse ou le service de consultation ou hospitalisation,
-  le nom du médecin prescripteur (éventuellement son adresse) et son service,
-  le type de prélèvement et son siège (y compris le côté),
-  la date du prélèvement.

  • Les prélèvements éventuellement infectieux (tuberculose, SIDA ?) doivent être spécifiquement indicés, afin qu’une manipulation particulière en soit faite, et les appareils décontaminés.

  • Les prélèvements urgents doivent être identifiés.

  • Si un prélèvement est mal identifié, un contact direct entre le pathologiste et le médecin préleveur doit être établi.

Formulaire de demande d’examen ACP :

Il doit comporter :

-  les éléments essentiels du contexte clinique, éventuellement la date des dernières règles, et les traitements éventuels (radiothérapie, chimiothérapie, etc...).
-  les hypothèses diagnostiques éventuelles,
-  le type d’acte,
-  les recherches particulières à effectuer s’il y a lieu.

L’archivage prolongé de ces formulaires est recommandé.

Réception des prélèvements.

-  Elle se fait sous la responsabilité du pathologiste mais peut être déléguée à un personnel non médical du laboratoire. Elle doit respecter une procédure précise afin de déceler toute anomalie d’identification, d’acheminement ou de transmission.

-  Chaque prélèvement reçoit un numéro d’enregistrement qui peut être unique si plusieurs prélèvements ont été faits sur un même patient, à chaque prélèvement étant alors attribué un indice différent alphabétique ou numérique. Ce numéro d’enregistrement doit être porté à la fois sur le formulaire de demande et sur le flacon (mais non sur son bouchon) s’il s’agit de pièces pour examen histologique, sur la lame s’il s’agit de prélèvements pour examen cytologique.

-  La date de la réception (et parfois l’heure) doit figurer sur le formulaire de demande d’examen.

-  Tous les examens sont consignés dans un « cahier journalier » qui doit être indéfiniment conservé et sur lequel figurent :

le numéro du prélèvement
les nom, prénom, sexe et date de naissance du patient
le nom du médecin prescripteur
la nature du prélèvement et le siège du tissu

ARCHIVAGE

Légalement, tout laboratoire d’ACP doit obligatoirement archiver les compte-rendus, les blocs d’inclusion et les préparations microscopiques et cytologiques. Ces archives doivent être conservées :

  • pour les laboratoires privés :

-  pendant 30 ans pour les compte-rendus histo et cytopathologiques signés et datés ;

-  pendant 10 ans pour les blocs d’inclusion et documents microscopiques histo et cytopathologiques qui ont permis d’établir un diagnostic, qu’il se soit agi ou non d’une pathologie.

  • pour les structures hospitalières :

-  pendant 20 ans au moins, indéfiniment au mieux, qu’il s’agisse de dossiers et livres de laboratoire ou de procès-verbaux d’autopsie.

Référence : Recommandations de bonnes pratiques en Anatomie et Cytologie Pathologiques. Document préparé par l’AFAQAP. Commission n°4. Siège Social : Centre des Cordeliers, 15, rue de l’Ecole de Médecine, 75270 PARIS Cedex 06, avril 1998.

 

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